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Conservazione documenti

La conservazione dei documenti, quietanze e ricevute varie di pagamento, riveste una notevole importanza nei rapporti tra privati, imprese e pubbliche amministrazioni.

Spesso, tali documenti, sono l’unico strumento a disposizione nel caso in cui venga richiesto un pagamento che si ritiene di aver già effettuato,  per non incorrere nel rischio di dover pagare nuovamente.

Uno degli interrogativi che più spesso ci si pone è: per quanto tempo debbo conservali ?
L’art. 2934 del codice civile stabilisce che ogni diritto disponibile si estingue allorché il titolare del diritto stesso non lo esercita per un determinato periodo di tempo. Conseguentemente, per lo stesso periodo di tempo, sarà quindi consigliabile conservare i documenti utili a dimostrare l’avvenuta estinzione di quel diritto. Come è facilmente intuibile, i tempi di conservazione dei vari documenti, variamo in base alla prescrizione dei relativi diritti, tenendo conto che il termine ordinario di prescrizione, e quindi di conservazione dei documenti, è di 10 anni.
Per chiarire, almeno in parte, la problematica riportiamo un breve schema riassuntivo, utile per districarsi nei meandri dei tempi di conservazione. In ogni caso si consiglia di archiviare copia delle ricevute per almeno altri 2-3 anni oltre le scadenze indicate; questo in quanto rispetto a certi termini di prescrizione possono esserci ancora incertezze interpretative.

 

Tipo di documenti

Per quanto tempo è meglio conservare …

oppure entro quando si deve reclamare …

Affitto le ricevute dei pagamenti vanno conservate 5 anni
Atti notarili in genere per sempre
Atti di matrimonio, di separazione, ecc… per sempre
Assicurazioni (ricevute pagamento premi) per un anno dalla scadenza della polizza, salvo altri tempi previsti dal contratto. Nel caso in cui le quietanze (es. polizze vita) siano state utilizzate a fini fiscali, si devono conservare per 5 anni
Bollette le fatture di pagamento delle utenze domestiche (acqua, gas luce telefono) devono essere conservate per 5 anni dalla data di scadenza del pagamento. In caso di pagamento con domiciliazione bancaria, è importante conservare anche  i relativi estratti conto.
Bollette telefoni mobili per 10 anni
Bollettini - ricevute pagamento ICI per 5 anni dall'anno successivo a quello di pagamento
Bollo auto 3 anni dalla data di scadenza, anche se l’autovettura è stata venduta
Pagamenti bancari bonifici e pagamenti tramite conto corrente vanno conservati per 10 anni
Canone Rai in quanto tributo va in prescrizione dopo 10 anni
Contributi previdenziali INPS per sempre
Contratti di affitto per sempre
Documentazione relativa a dichiarazioni dei redditi fino alla scadenza del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione; se c’è un accertamento in corso fino alla sua conclusione
Diplomi scolastici, lettere assunzione licenziamento, libretto di lavoro, buste paga Per sempre
Estratti conto bancari
si ha tempo 60 giorni dal ricevimento per contestare le risultanze contabili dell'e/c bancario in caso di errori od omissioni sostanziali ci sono però 10 anni di tempo per proporre l'impugnazione dell' e/c
Alberghi e ristoranti 6 mesi dalla prestazione
Prestazione d’opera le fatture e le ricevute degli artigiani e liberi professionisti vanno conservate per 3 anni
Contravvenzioni stradali le sanzioni per violazioni al Codice della strada si prescrivono in un quinquennio decorrente, di regola, dal giorno della notificazione del processo verbale di constatazione, fatte salve eventuali cause di interruzione (ad esempio: notificazione della cartella di pagamento dopo il verbale, ma prima del compimento del quinquennio, comporta il decorso di un altro quinquennio)
Mutui e pagamenti rateali 5 anni dalla scadenza della singola rata, anche se è consigliabile prorogare la conservazione fino a cinque anni dopo la scadenza del mutuo o, meglio ancora, per sempre
Cambiali
3 anni dalla loro scadenza
Referti medici per sempre
Rette scolastiche o abbonamenti un anno il periodo di tempo per cui vanno conservate le ricevute delle iscrizioni a scuole, lezioni o insegnanti privati
Scontrini di acquisto merce 24 mesi, se vale come garanzia per tutta la durata della stessa
Rate e spese condominiali e in generale: 5 anni
Ricevute spedizionieri e trasportatori vanno tenute per 1 anno, (oppure 18 mesi se il trasporto inizia o finisce fuori Europa)
Sentenze del tribunale denunce di smarrimento per sempre
 

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